Monatsabschluss
Arbeitsschritte, Termine, Prüfungen und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar festhalten.
Unternehmenswissen kontrolliert nutzbar machen
Digitales Finanzhandbuch mit KI-Assistent
Kaufmännisches Wissen liegt häufig verteilt in Köpfen, Ordnern, E-Mails, Checklisten und unterschiedlichen Dateiversionen. Wir strukturieren dieses Wissen, prüfen es fachlich und bereiten es für eine kontrollierte Nutzung durch berechtigte Mitarbeiter vor.
Positionierung
Kein allgemeiner Unternehmens-Chatbot
Das Digitale Finanzhandbuch ist ein abgegrenztes Organisations- und Wissensprojekt. Es soll freigegebene kaufmännische Prozesse, Zuständigkeiten, Definitionen und Vorlagen für klar berechtigte Nutzer auffindbar machen.
Antworten sollen ausschließlich auf freigegebenen Unternehmensunterlagen beruhen. Veraltete, widersprüchliche oder nicht freigegebene Quellen werden vor der technischen Umsetzung identifiziert und aus dem vorgesehenen Wissensbestand ausgeschlossen.
Geeignet, wenn Wissen personengebunden oder verteilt ist
- mehrere Mitarbeiter, Standorte oder Gesellschaften
- unklar dokumentierte kaufmännische Abläufe
- bevorstehende Mitarbeiterwechsel oder Wachstum
- wiederkehrende Übergaben an Buchhaltung oder Steuerberatung
- Finanzierung, Restrukturierung oder Aufbau eines Berichtswesens
Typische Einsatzbereiche
Abgegrenzte kaufmännische Prozesse zuerst
Buchhaltungsübergabe
Übergabestichtag, Unterlagen, offene Punkte und Zuständigkeiten eindeutig dokumentieren.
Liquiditätsplanung
Datenquellen, Aktualisierungsrhythmus, Annahmen und Verantwortliche festlegen.
Bankgespräche
Erforderliche Unterlagen, Kennzahlen, Freigaben und interne Ansprechpartner strukturieren.
Rechnungsfreigaben
Prüfschritte, Wertgrenzen, Vertretungen und Eskalationswege dokumentieren.
Onboarding und Berichtswesen
Definitionen, Auswertungslogiken, Ablageorte und wiederkehrende Aufgaben auffindbar machen.
Beispielhafte Fragen
Welche Fragen der Assistent beantworten soll
- Welche Schritte sind beim Monatsabschluss zu erledigen?
- Wer ist für die Rechnungsfreigabe zuständig?
- Welche Unterlagen werden für das nächste Bankgespräch benötigt?
- Ab welchem Stichtag übernimmt der neue Buchhalter?
- Welche Auswertungen erhält die Geschäftsführung monatlich?
- Wo befindet sich die aktuelle Liquiditätsplanung?
- Welche offenen Punkte müssen bei einer Übergabe dokumentiert werden?
Nur freigegebene Wissensquellen
Der fachliche Zielzustand ist kein freies Antworten aus beliebigen Unternehmensdateien. Rollen, Berechtigungen, Quellenfreigaben und menschliche Qualitätssicherung werden vor dem Pilotbetrieb festgelegt.
Pilotpaket
Digitales Finanzhandbuch – Pilot
6.900 € netto
Festpreis für die fachliche und organisatorische Leistung. Zuzüglich allfälliger Plattform-, Lizenz- und technischer Umsetzungskosten.
- Auswahl eines klar abgegrenzten Anwendungsfalls
- Aufnahme des bestehenden Prozesses
- Erfassung relevanter Dokumente, Vorlagen und Verantwortlichkeiten
- Identifikation veralteter oder widersprüchlicher Unterlagen
- Entwicklung einer geeigneten Wissensstruktur
- Festlegung freigegebener Wissensquellen
- Definition von Rollen und Berechtigungsanforderungen
- fachliche Vorgaben für den Assistenten
- Testkatalog mit mindestens 30 typischen Fragen
- fachliche Überprüfung der Antworten
- Pilotbetrieb mit begrenzter Benutzergruppe
- Einweisung der Mitarbeiter und dokumentierte Übergabe
Ziel: Ein fachlich abgegrenzter, überprüfter Pilot für einen konkreten Finanz- oder Verwaltungsprozess, nicht eine pauschale Komplettlösung für das gesamte Unternehmen.
Pilotfall prüfen lassenRollenverteilung
Fachliche Struktur und technische Plattform getrennt verantworten
Geroldinger übernimmt
- Prozessaufnahme
- Strukturierung des Finanzwissens
- Dokumentationskonzept
- Rollen- und Zuständigkeitskonzept
- Governance-Vorgaben
- fachliche Tests und Qualitätssicherung
- Mitarbeitereinweisung
Technischer Partner übernimmt bei Bedarf
- Plattformbereitstellung und Hosting
- technische Konfiguration
- Schnittstellen und Benutzerverwaltung
- Backups und technische Sicherheit
- technischen Support
Eine konkrete Plattform wird erst empfohlen, wenn Anforderungen, Datenarten, Berechtigungen und betriebliche Rahmenbedingungen belastbar geklärt sind.
Fachliche und rechtliche Abgrenzung
Die Leistungen ersetzen keine Rechts-, Datenschutz- oder Steuerberatung. Bei rechtlich oder technisch besonders sensiblen Fragestellungen werden spezialisierte Partner beigezogen. Geroldinger unterstützt bei der organisatorischen Umsetzung, dokumentierten Nutzungsregeln, Zuständigkeiten und fachlichen Qualitätssicherung; eine pauschale Garantie vollständiger DSGVO- oder AI-Act-Konformität wird nicht abgegeben.
Möglicher Ausbau
Ausbau mehrerer Prozesse
ab 12.900 € netto
Der konkrete Umfang wird erst nach einem Pilotprojekt festgelegt. Ein Ausbau kann mehrere Finanz- und Verwaltungsprozesse, Benutzergruppen, Berechtigungsstufen, Wissensbereiche sowie Versionierungs- und Freigabeprozesse umfassen.
Keine pauschale Komplettlösung
Der Pilot dient dazu, Qualität, Datenlage, Akzeptanz und technischen Aufwand realistisch zu bewerten. Erst danach wird entschieden, ob und in welchem Umfang weitere Prozesse sinnvoll aufgenommen werden.
Pilotanfrage
Pilotfall prüfen lassen
Beschreiben Sie einen klar abgegrenzten Prozess und die derzeitige Dokumentationslage. Sensible Unterlagen werden nicht über das öffentliche Formular übermittelt.
Häufige Fragen
Fragen zum Digitalen Finanzhandbuch
Ist das ein Chatbot für alle Unternehmensfragen?
Nein. Der Pilot wird auf einen klar abgegrenzten kaufmännischen Anwendungsfall und freigegebene Quellen beschränkt.
Sind technische Kosten im Festpreis enthalten?
Nein. Plattform-, Lizenz-, Hosting- und technische Umsetzungskosten werden gesondert ausgewiesen.
Wer betreibt die Plattform?
Geroldinger übernimmt grundsätzlich nicht den technischen Plattformbetrieb. Dafür wird bei Bedarf ein geeigneter technischer Partner einbezogen.
Müssen alle Dokumente vorab perfekt sein?
Nein. Teil des Piloten ist, veraltete, widersprüchliche oder ungeeignete Unterlagen zu identifizieren. Der Umfang der Dokumentenmenge wird vor Projektbeginn begrenzt.