Buchhaltung auslagern: Was kostet es, was spart es — und wann lohnt es sich für eine GmbH?
Viele GmbH-Inhaber denken, auslagern ist teuer. Dabei ist die Frage oft umgekehrt: Was kostet es, die Buchhaltung intern zu machen — und was geht dabei verloren?
Intern vs. ausgelagert — ein sachlicher Vergleich
Der reine Blick auf den monatlichen Buchhaltungspreis greift zu kurz. Entscheidend ist, welcher Leistungsumfang tatsächlich enthalten ist und welcher interne Personal- und Organisationsaufwand entsteht.
Eigene Buchhaltungsorganisation
- Personalkosten richten sich nach Beschäftigungsausmaß, Qualifikation und konkreter Vereinbarung.
- Zusätzlich entstehen organisatorischer Aufwand, Einschulung, Vertretungsregelung und laufende Kontrolle.
- Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel müssen intern aufgefangen werden.
- Software, Prozesse und fachliche Weiterbildung bleiben in der Verantwortung des Unternehmens.
- Für einen aussagekräftigen Vergleich müssen sämtliche internen Kosten und Zuständigkeiten berücksichtigt werden.
Geroldinger, Festpreis-Pakete
- Starter: ab €700 netto pro Monat, bis ca. 150 Belege pro Monat.
- Professional: ab €1.400 netto pro Monat, bis ca. 400 Belege pro Monat.
- Executive: ab €2.400 netto pro Monat; Belegvolumen und Leistungsumfang werden im konkreten Angebot festgelegt.
- Direkter Ansprechpartner und klar vereinbarter laufender Leistungsumfang.
- Jahresabschluss nach den Bedingungen des jeweiligen Pakets.
Wichtig: Die Paketpreise dienen als Orientierung. Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach Rechtsform, Belegvolumen, Datenqualität, Auswertungsbedarf und Übernahmesituation. Bei unterjährigem Einstieg, ungeklärten Altbeständen, Korrekturen, Nachbuchungen oder zusätzlicher Abstimmung können einmalige Übernahme-, Abstimmungs- oder Nachbearbeitungskosten anfallen. Eine ausführlichere Einordnung finden Sie auf der Seite Buchhaltungskosten für GmbH.
Wann macht Auslagern Sinn?
Auslagern ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Buchhaltung nicht nur erledigt, sondern verlässlich organisiert und regelmäßig für Entscheidungen nutzbar werden soll.
- Die Buchhaltung ist nicht Ihr Kerngeschäft.
- Sie haben keinen zuverlässigen internen Ansprechpartner.
- Sie haben monatlich mehr als 50 Belege.
- Sie wollen einen Jahresabschluss ohne Ende-Jahr-Stress.
- Sie möchten wissen, was Ihre Zahlen bedeuten — nicht nur, dass sie gebucht sind.
Wann ist interne Buchhaltung sinnvoll?
Nicht jedes Unternehmen muss auslagern. Es gibt Fälle, in denen eine interne Lösung weiterhin passend ist.
- Sie haben bereits eine gut eingespielte Buchhalterin oder einen gut eingespielten Buchhalter.
- Das Belegvolumen liegt dauerhaft unter ca. 30 Belegen pro Monat.
- Sie wollen volle interne Kontrolle über jede Buchung behalten.
- Die internen Abläufe funktionieren stabil und Ausfälle sind abgesichert.
Unser Festpreis-Angebot für ausgelagerte GmbH-Buchhaltung
Die Paketpreise dienen als Orientierung. Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach Rechtsform, Belegvolumen, Datenqualität, Auswertungsbedarf und Übernahmesituation. Bei unterjährigem Einstieg, ungeklärten Altbeständen, Korrekturen, Nachbuchungen oder zusätzlicher Abstimmung können einmalige Übernahme-, Abstimmungs- oder Nachbearbeitungskosten anfallen.
Starter
Für EPU und kleine GmbH bis ca. 150 Belege pro Monat.
- laufende Buchführung
- UVA im vereinbarten Umfang
- Jahresabschluss inklusive*
Professional
Für GmbH und wachsende Unternehmen bis ca. 400 Belege pro Monat.
- laufende Buchführung und UVA
- monatliche Auswertung
- Liquiditätsvorschau je nach vereinbartem Paket
- Jahresabschluss inklusive*
Executive
Für komplexere Strukturen, Unternehmensgruppen oder erhöhten kaufmännischen Steuerungsbedarf.
- Belegvolumen, Reporting, Controlling und Abstimmungsumfang werden im konkreten Angebot festgelegt
- erweiterte Abstimmung mit der Geschäftsführung
- Reporting, Liquiditätsplanung und Controlling nach vereinbartem Umfang
- Jahresabschluss nach ausdrücklicher Vereinbarung*
* Bedingungen für den Jahresabschluss: Bei Starter und Professional ist der Jahresabschluss auf Basis der laufend von Geroldinger geführten Buchhaltung nur bei durchgehender laufender Betreuung im betreffenden Jahr enthalten. Beim Executive-Paket gilt dies nur, sofern der Jahresabschluss ausdrücklich Bestandteil des Angebots ist.
Welche Lösung passt zu Ihrer GmbH?
Schildern Sie kurz Belegvolumen, aktuelle Organisation und gewünschte Leistungen. Wir prüfen, welches Festpreispaket grundsätzlich passt und welche Übergabeschritte notwendig sind.
Buchhaltung auslagern heißt nicht: Kontrolle abgeben
Klare Übergabe
Belege, offene Posten, bestehende Auswertungen und Zuständigkeiten werden strukturiert übernommen. Bei einem Wechsel während des Jahres wird der Übernahmestand gesondert geklärt.
Regelmäßige Rückmeldung
Die Buchhaltung soll nicht nur verarbeitet werden. Sie soll zeigen, ob Liquidität, Kosten und Planung stimmen und wo Handlungsbedarf entsteht.
Abstimmung mit Steuerberatung
Bei steuerlichen oder rechtlichen Spezialfragen arbeiten wir mit Steuerberatern und externen Fachleuten zusammen.
Regional betreut, digital organisiert
Für KMU in Linz und Oberösterreich erklären wir auf einer eigenen Seite, wie Buchhaltung, Bilanzbuchhaltung und Festpreispakete ausgehend vom Standort Brunnenthal organisiert werden.
Welche Unterlagen werden am Jahresende tatsächlich benötigt?
Eine ausgelagerte Buchhaltung funktioniert besonders gut, wenn Belege, offene Posten, Anlagen, Verträge und besondere Geschäftsvorfälle laufend geordnet sind. Die neue Checkliste zeigt, welche Informationen typischerweise für den Jahresabschluss relevant werden.
Ablauf eines Buchhalterwechsels
Sie möchten nicht nur auslagern, sondern von einer bestehenden Betreuung wechseln? Prüfen Sie Stichtag, Unterlagen und Zuständigkeiten vor der Übergabe. Buchhalterwechsel vorbereiten →
Häufige Fragen zum Auslagern der GmbH-Buchhaltung
Ist Auslagern immer günstiger als interne Buchhaltung?
Nicht immer. Es hängt vom Belegvolumen, der internen Organisation, den Ausfallrisiken und dem gewünschten Reporting ab. Häufig ist Auslagern aber planbarer, weil Personalrisiko, Jahresabschluss und Rückfragen im Paket berücksichtigt werden.
Kann eine laufende Buchhaltung während des Jahres übernommen werden?
Ja, grundsätzlich ist das möglich. Wichtig sind ein sauberer Übernahmestand, aktuelle offene Posten, bisherige UVA-Meldungen, Systemzugänge und eine klare Abstimmung, wer den Wechselmonat abschließt.
Ersetzt Geroldinger meinen Steuerberater?
Nein. Wir übernehmen kaufmännische und buchhalterische Aufgaben im Rahmen unserer Befugnisse. Bei steuerlichen oder rechtlichen Spezialfragen arbeiten wir mit Steuerberatern und externen Fachleuten zusammen.
Was unterscheidet Geroldinger von einer Vermittlungsplattform?
Ihre Anfrage landet direkt bei der Unternehmensberatung Geroldinger GmbH. Kein Vermittler, kein Ticketsystem und keine Weitergabe an mehrere Anbieter.
Ausgelagerte Buchhaltung mit Festpreis und Direktkontakt
Über die qualifizierte Anfrage können Sie Belegvolumen, Rechtsform und aktuelle Situation direkt einordnen. Telefon und WhatsApp bleiben ergänzende Kontaktwege.
Dokumente geschützt austauschen
Freigeschaltete Klienten können angeforderte Unterlagen über den persönlichen Portalzugang hochladen und von uns bereitgestellte Berichte und Dokumente zentral abrufen. Sensible Unterlagen gehören nicht in öffentliche Websiteformulare.