Controlling gilt in vielen kleinen und mittleren Unternehmen als Luxus – etwas für Konzerne, nicht für den Handwerksbetrieb oder die GmbH mit zehn Mitarbeitern. Das ist ein teurer Irrtum. Denn gerade KMU treffen täglich Entscheidungen über Investitionen, Personal und Preise – ohne zu wissen, ob die Zahlen dahinter wirklich stimmen. Externes Controlling schließt diese Lücke, ohne dass ein teurer Vollzeit-Controller eingestellt werden muss.
Was ist Controlling – und was ist es nicht?
Controlling ist nicht Buchhaltung. Während die Buchhaltung dokumentiert, was bereits passiert ist, schaut das Controlling voraus: Es plant, steuert und kontrolliert die wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens. Ein Controller beantwortet nicht die Frage „Was haben wir verdient?" – sondern „Warum haben wir mehr oder weniger verdient als geplant, und was tun wir jetzt?"
Konkret umfasst professionelles Controlling für KMU:
- Aufbau und Pflege eines monatlichen Berichtswesens (Reporting)
- Plan-Ist-Vergleiche – Abweichungen erkennen bevor sie kritisch werden
- Liquiditätsplanung und Cashflow-Steuerung
- Deckungsbeitragsrechnung – welche Produkte oder Kunden sind wirklich profitabel?
- Budgetierung und Forecasting für das Folgejahr
- Kennzahlen-Dashboards für die Geschäftsführung
Kurzdefinition: Controlling ist das Navigationssystem Ihres Unternehmens. Die Buchhaltung zeigt Ihnen, wo Sie waren. Das Controlling zeigt Ihnen, wo Sie hinfahren – und warnt Sie rechtzeitig wenn Sie vom Kurs abkommen.
Internes vs. externes Controlling – der ehrliche Vergleich
Interner Controller
- Vollzeit-Gehalt: 45.000–70.000 € p.a.
- Lohnnebenkosten ca. 30 % extra
- Einarbeitungszeit 3–6 Monate
- Ausfall bei Krankheit/Urlaub
- Nur eine Perspektive
- Sinnvoll ab ca. 5 Mio. € Umsatz
Externer Controller
- Monatliche Pauschale: 500–2.000 €
- Keine Lohnnebenkosten
- Sofort einsatzbereit
- Kein Ausfall, kein Urlaubsanspruch
- Erfahrung aus vielen Unternehmen
- Sinnvoll ab ca. 500.000 € Umsatz
Für die meisten österreichischen KMU mit einem Umsatz zwischen 500.000 und 5 Millionen Euro ist die externe Lösung wirtschaftlich klar überlegen. Man erhält Controlling-Expertise auf hohem Niveau – zu einem Bruchteil der Kosten eines Festangestellten.
Wann ist externes Controlling besonders sinnvoll?
Es gibt typische Situationen, in denen der Bedarf nach professioneller Unternehmenssteuerung besonders dringlich wird:
- Wachstumsphase: Der Umsatz steigt, aber der Gewinn nicht – ein klassisches Zeichen dass Controlling fehlt
- Vor Bankgesprächen: Kreditanträge werden mit professionellem Reporting deutlich erfolgreicher
- Bei Liquiditätsproblemen: Wenn das Konto trotz guter Auftragslage leer ist, fehlt Cashflow-Steuerung
- Vor Investitionsentscheidungen: Neue Maschine, neues Personal, neues Lager – ohne Zahlengrundlage sind das Glücksspiele
- Bei Preisdruck: Wer nicht weiß welche Leistungen wirklich rentabel sind, kann nicht gezielt gegensteuern
- Übernahme oder Nachfolge: Eine fundierte Unternehmensbewertung braucht solides Zahlenmaterial
Was kostet externes Controlling in Österreich?
Die Kosten variieren je nach Leistungsumfang und Unternehmensgröße. Als Orientierung:
| Leistungsumfang | Typische Monatspauschale | Geeignet für |
|---|---|---|
| Basis-Reporting + monatliche Auswertung | 500 – 900 € | Umsatz bis 1 Mio. € |
| Vollständiges Controlling inkl. Planung | 900 – 1.800 € | Umsatz 1–5 Mio. € |
| CFO-Funktion auf Zeit inkl. Controlling | Individuell | Komplexe Strukturen |
Im Vergleich zu einem internen Controller – der inklusive Lohnnebenkosten leicht 80.000 Euro pro Jahr kostet – ist auch das obere Ende dieser Skala ein erheblicher wirtschaftlicher Vorteil.
Was liefert ein externer Controller konkret?
Ein gutes Controlling-Mandat beginnt immer mit einer Analyse des Ist-Zustands – welche Zahlen liegen vor, welche fehlen, welche Prozesse sind bereits vorhanden? Darauf aufbauend wird ein maßgeschneidertes Berichtswesen eingerichtet. Was Sie danach monatlich erhalten:
- Management-Report: Eine kompakte Übersicht der wichtigsten Kennzahlen – Umsatz, Deckungsbeitrag, Liquidität, offene Posten
- Plan-Ist-Vergleich: Wo liegen wir im Vergleich zum Budget – und warum?
- Liquiditätsvorschau: Was passiert auf dem Konto in den nächsten 8–13 Wochen?
- Handlungsempfehlungen: Nicht nur Zahlen – sondern konkrete Maßnahmen
Aus der Praxis: Ein Handwerksbetrieb mit 1,2 Mio. Euro Umsatz hatte trotz voller Auftragsbücher regelmäßig Liquiditätsengpässe. Die Analyse zeigte: Drei Großkunden zahlten systematisch 60–90 Tage zu spät. Mit einem einfachen Mahnwesen und angepassten Zahlungszielen löste sich das Problem innerhalb von zwei Monaten – ohne einen einzigen neuen Auftrag.
So funktioniert die Zusammenarbeit in der Praxis
Viele Unternehmer stellen sich externes Controlling als aufwändig vor – regelmäßige Meetings, viele Unterlagen, viel Zeitaufwand. In der Realität ist es genau umgekehrt: Ein gut aufgesetztes Controlling-System spart dem Unternehmer Zeit, weil er nicht mehr selbst nach Zahlen suchen muss.
Der typische Ablauf bei Geroldinger GmbH:
- Erstgespräch und Situationsanalyse – kostenlos und unverbindlich
- Aufbau des Berichtswesens in den ersten 4–6 Wochen
- Monatliches Reporting – Zahlen von Ihnen, Auswertung von uns
- Kurzes monatliches Gespräch (30–60 Minuten) zur Besprechung der Ergebnisse
- Quartalsweise Planung und Forecast-Aktualisierung
Fazit
Externes Controlling ist für österreichische KMU ab einem Umsatz von ca. 500.000 Euro nicht mehr ein Nice-to-have – es ist ein wirtschaftliches Steuerungsinstrument, das sich in der Regel innerhalb weniger Monate selbst bezahlt macht. Bessere Entscheidungen, frühere Warnsignale, planbarere Liquidität – das sind keine abstrakten Vorteile, sondern messbarer Mehrwert.
Wenn Sie wissen möchten, wie ein externes Controlling für Ihr Unternehmen konkret aussehen würde, sprechen Sie uns an. Das Erstgespräch ist kostenlos.
Über den Autor: Mag. Norbert Geroldinger ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung Geroldinger GmbH, geprüfter Bilanzbuchhalter und Unternehmensberater mit Schwerpunkt KMU-Controlling und Finanzsteuerung. Standort: Brunnenthal bei Schärding, Großraum Linz, Oberösterreich. Tätig österreichweit.