Externes Controlling für KMU: Wann es sich lohnt und was es bringt

Controlling gilt in vielen kleinen und mittleren Unternehmen als Luxus – etwas für Konzerne, nicht für den Handwerksbetrieb oder die GmbH mit zehn Mitarbeitern. Das ist ein teurer Irrtum. Denn gerade KMU treffen täglich Entscheidungen über Investitionen, Personal und Preise – ohne zu wissen, ob die Zahlen dahinter wirklich stimmen. Externes Controlling schließt diese Lücke, ohne dass ein teurer Vollzeit-Controller eingestellt werden muss.

Was ist Controlling – und was ist es nicht?

Controlling ist nicht Buchhaltung. Während die Buchhaltung dokumentiert, was bereits passiert ist, schaut das Controlling voraus: Es plant, steuert und kontrolliert die wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens. Ein Controller beantwortet nicht die Frage „Was haben wir verdient?" – sondern „Warum haben wir mehr oder weniger verdient als geplant, und was tun wir jetzt?"

Konkret umfasst professionelles Controlling für KMU:

• Aufbau und Pflege eines monatlichen Berichtswesens (Reporting)
• Plan-Ist-Vergleiche – Abweichungen erkennen bevor sie kritisch werden
• Liquiditätsplanung und Cashflow-Steuerung
• Deckungsbeitragsrechnung – welche Produkte oder Kunden sind wirklich profitabel?
• Budgetierung und Forecasting für das Folgejahr
• Kennzahlen-Dashboards für die Geschäftsführung

Internes oder externes Controlling – worauf es beim Vergleich ankommt

Ein interner Controller bietet dauerhafte Präsenz und eine tiefe Einbindung in das Unternehmen. Dafür entsteht ein laufender Personal- und Organisationsaufwand, der einen ausreichend großen und kontinuierlichen Aufgabenbereich voraussetzt.

Externes Controlling lässt sich flexibler an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Es kann sinnvoll sein, wenn regelmäßig belastbare Auswertungen, Liquiditätsplanung und kaufmännische Einordnung benötigt werden, eine eigene Vollzeitstelle aber nicht erforderlich oder nicht ausgelastet wäre.

Entscheidend sind nicht pauschale Umsatzgrenzen, sondern insbesondere:

• Qualität und Verfügbarkeit der Buchhaltungsdaten
• gewünschter Reportingumfang
• Häufigkeit der Auswertungsgespräche
• Planungstiefe und Forecast-Anforderungen
• Anzahl der Gesellschaften und Geschäftsbereiche
• Verantwortungs- und Umsetzungsumfang

Ob eine interne oder externe Lösung wirtschaftlich sinnvoller ist, muss deshalb anhand der konkreten Unternehmenssituation beurteilt werden.

Wann ist externes Controlling besonders sinnvoll?

Es gibt typische Situationen, in denen der Bedarf nach professioneller Unternehmenssteuerung besonders dringlich wird:

• Wachstumsphase: Der Umsatz steigt, aber der Gewinn nicht – ein klassisches Zeichen dass Controlling fehlt
• Vor Bankgesprächen: Professionelles Reporting kann Rückfragen reduzieren und die wirtschaftliche Darstellung gegenüber Finanzierungspartnern verbessern.
• Bei Liquiditätsproblemen: Wenn das Konto trotz guter Auftragslage leer ist, fehlt Cashflow-Steuerung
• Vor Investitionsentscheidungen: Neue Maschine, neues Personal, neues Lager – ohne Zahlengrundlage sind das Glücksspiele
• Bei Preisdruck: Wer nicht weiß welche Leistungen wirklich rentabel sind, kann nicht gezielt gegensteuern
• Übernahme oder Nachfolge: Eine fundierte Unternehmensbewertung braucht solides Zahlenmaterial

Was kostet externes Controlling?

Die Kosten hängen von Ausgangslage, Datenqualität, Einrichtungsaufwand, Reportingumfang, Gesprächsfrequenz und gewünschter Planungstiefe ab. Je nach Bedarf kann ein einmaliges Projekt, ein laufendes Monatspaket oder eine umfassendere externe kaufmännische Begleitung sinnvoll sein.

Die aktuell angebotenen Geroldinger-Leistungen und Preisorientierungen finden Sie auf den Seiten zum KMU-Liquiditätscockpit, zur Liquiditätsplanung und zur externen kaufmännischen Leitung. Für weitergehende Controlling- oder CFO-Aufgaben wird der konkrete Umfang nach einem Erstgespräch individuell angeboten.

Was liefert ein externer Controller konkret?

Ein gutes Controlling-Mandat beginnt immer mit einer Analyse des Ist-Zustands – welche Zahlen liegen vor, welche fehlen, welche Prozesse sind bereits vorhanden? Darauf aufbauend wird ein maßgeschneidertes Berichtswesen eingerichtet. Was Sie danach monatlich erhalten:

1. Management-Report: Eine kompakte Übersicht der wichtigsten Kennzahlen – Umsatz, Deckungsbeitrag, Liquidität, offene Posten
2. Plan-Ist-Vergleich: Wo liegen wir im Vergleich zum Budget – und warum?
3. Liquiditätsvorschau: Was passiert auf dem Konto in den nächsten 8–13 Wochen?
4. Handlungsempfehlungen: Nicht nur Zahlen – sondern konkrete Maßnahmen

So funktioniert die Zusammenarbeit in der Praxis

Viele Unternehmer stellen sich externes Controlling als aufwändig vor – regelmäßige Meetings, viele Unterlagen, viel Zeitaufwand. In der Realität ist es genau umgekehrt: Ein gut aufgesetztes Controlling-System spart dem Unternehmer Zeit, weil er nicht mehr selbst nach Zahlen suchen muss.

Der typische Ablauf bei Geroldinger GmbH:

1. Erstgespräch und Situationsanalyse – kostenlos und unverbindlich
2. Aufbau des Berichtswesens in den ersten 4–6 Wochen
3. Monatliches Reporting – Zahlen von Ihnen, Auswertung von uns
4. Kurzes monatliches Gespräch (30–60 Minuten) zur Besprechung der Ergebnisse
5. Quartalsweise Planung und Forecast-Aktualisierung

Fazit

Externes Controlling kann für KMU ein wirksames Steuerungsinstrument sein, wenn regelmäßig belastbare Auswertungen, Liquiditätsplanung und kaufmännische Einordnung benötigt werden. Ob und in welchem Umfang eine externe Lösung sinnvoll ist, hängt von Datenlage, Reportingbedarf, Planungstiefe und Verantwortungsumfang ab.

Wenn Sie wissen möchten, wie ein externes Controlling für Ihr Unternehmen konkret aussehen würde, sprechen Sie uns an. Das Erstgespräch ist kostenlos.